نوشتن پروپوزال و طرح پیشنهادی با هوش مصنوعی
پروپوزالی که رد میشود معمولاً بد نوشته نشده؛ سؤال اشتباهی را جواب داده. راهنمای ساختن طرح پیشنهادیای که خوانندهاش تا آخر بخواند.
یک شرکت طراحی سایت در اصفهان، سه پروپوزال در یک ماه فرستاد و هر سه بیجواب ماند. متنها مشکل نگارشی نداشتند. مشکل جای دیگری بود: هر سه با معرفی شرکت شروع میشدند، تاریخچه و سوابق و مشتریان قبلی. کارفرما تا رسیدن به بخشی که به مسئلهی خودش ربط داشت، بسته بود.
پروپوزال متن تبلیغاتی نیست. یک استدلال است: من مسئلهات را فهمیدهام، این راهش است، این هزینهاش، و این دلیلِ اینکه از پس آن برمیآیم. هر جملهای که به این چهارتا کمک نکند، اضافه است.
چرا پروپوزالها رد میشوند
دلیل اول و شایعترینش این است که دربارهی نویسنده است نه دربارهی خواننده. دلیل دوم، ابهام در دامنهی کار: وقتی مشخص نباشد دقیقاً چه چیزی تحویل داده میشود، کارفرما بدترین حالت را فرض میکند. سوم، نبود عدد — نه فقط قیمت، بلکه زمان، تعداد بازنگری و مرزهای کار.
هوش مصنوعی هیچکدام از این سه را خودبهخود حل نمیکند. اگر ورودی مبهم بدهید، متن روانتری از همان ابهام میگیرید. کاری که واقعاً میکند، دو چیز است: ساختار میدهد و سرعت بازنویسی را بالا میبرد.
ساختار هفتبخشی که جواب میدهد
| بخش | چه چیزی بنویسید | طول |
|---|---|---|
| ۱. تشخیص مسئله | مسئله را به زبان خود کارفرما بازگو کنید | یک پاراگراف |
| ۲. راهحل پیشنهادی | چه کاری و چرا این روش | دو پاراگراف |
| ۳. تحویلشدنیها | فهرست دقیق آنچه تحویل میشود | لیست |
| ۴. خارج از دامنه | آنچه شامل نمیشود | لیست کوتاه |
| ۵. زمانبندی | مرحله، خروجی هر مرحله، تاریخ | جدول |
| ۶. هزینه | عدد، شرایط پرداخت، اعتبار پیشنهاد | جدول |
| ۷. چرا ما | دو نمونهکار مرتبط، نه رزومهی کامل | کوتاه |
بخش چهارم را جدی بگیرید. «خارج از دامنه» بهنظر منفی میآید ولی در عمل بیشترین جلوگیری را از اختلاف بعدی میکند. نوشتن «تولید محتوای متنی صفحات بر عهدهی کارفرماست» یک جمله است و ماهها بحث را حذف میکند.
پرامپت پایه
تو یک مشاور فروش B2B هستی که برای شرکتهای کوچک
پروپوزال مینویسد. برای درخواست زیر یک طرح پیشنهادی بنویس.
قواعد:
- با تشخیص مسئله شروع کن، نه با معرفی ما
- هر ادعا را به یک تحویلشدنی مشخص وصل کن
- بخش «خارج از دامنه» را حتماً بنویس
- جایی که اطلاعات ندارم، بهجای حدس زدن [؟] بگذار
- لحن: حرفهای و ساده، بدون صفت تبلیغاتی
--- دربارهی مشتری:
[صنعت، اندازه، مسئلهای که گفته]
--- کاری که ما انجام میدهیم:
[شرح]
--- بودجه و زمان تقریبی:
[عدد]آن بند «[؟] بگذار» بیشترین ارزش را دارد. بهجای اینکه مدل نام مشتری یا عدد بودجه را از خودش بسازد، جای خالی میگذارد و شما میبینید کجا واقعاً اطلاعات ندارید. همان منطقی که در پرامپتنویسی فارسی پایهی همهی کارهاست.
قبل از نوشتن، از مدل بخواهید ده سؤالی را که برای نوشتن یک پروپوزال دقیق لازم است از شما بپرسد. معمولاً دو یا سه سؤال هست که باید از کارفرما میپرسیدید و نپرسیدهاید. همان یک ایمیل کوتاه، شانس قبولی را بیشتر از هر بازنویسی بالا میبرد.
قیمتگذاری: جایی که ابزار کمک نمیکند
از مدل نپرسید «برای این پروژه چقدر بگیرم». نرخ بازار ایران را نمیداند، تورم را دنبال نمیکند و سرعت واقعی تیم شما را نمیبیند. اگر بپرسید، عددی میدهد که فقط شکلِ عدد را دارد.
کاری که خوب انجام میدهد، شکستن کار است: از او بخواهید پروژه را به کارهای کوچک تقسیم کند و بعد خودتان ساعت هر کدام را بنویسید. این روش دو فایده دارد — برآوردتان دقیقتر میشود و آن فهرست، خودش بخش «تحویلشدنیها» را میسازد.
ارسال و پیگیری
پروپوزال معمولاً ضمیمهی یک ایمیل کوتاه است و آن ایمیل تعیین میکند فایل باز میشود یا نه. سه خط: چه چیزی فرستادهام، چه سؤالی از شما دارم، تا کی منتظرم. الگوهای این ایمیل در نوشتن ایمیل کاری آمده.
اگر جلسهی معرفی هم دارید، خلاصهی همان هفت بخش را به شش اسلاید تبدیل کنید؛ روشش در ساخت پاورپوینت و ارائه توضیح داده شده. برای مناقصههای دولتی هم مسیر رسمی از سامانه تدارکات الکترونیکی دولت میگذرد و شرایطش را باید بند به بند خودتان بخوانید.
چهار اشتباه رایج
- یک قالب برای همه. مشتری در بیست ثانیه میفهمد. حداقل بخش اول را برای هر پروژه بازنویسی کنید.
- صفت بهجای عدد. «تحویل سریع» یعنی هیچ. «نسخهی اول تا ۱۵ مرداد» یعنی چیزی.
- پذیرفتن ادعای ساختگی. مدل گاهی به شما سابقهای نسبت میدهد که ندارید. هر جمله دربارهی خودتان را بخوانید و تأیید کنید.
- بیتاریخ فرستادن. پیشنهاد بدون تاریخ اعتبار، ماهها بلاتکلیف میماند.
جمعبندی
پروپوزال خوب از نوشتن شروع نمیشود؛ از فهمیدن شروع میشود. ابزار هوشمند مرحلهی نوشتن را کوتاه میکند، ولی اگر مسئلهی مشتری را دقیق نفهمیده باشید، فقط سریعتر به همان جواب نه میرسید.
روال عملی: اول سؤالها را دربیاورید، بعد ساختار هفتبخشی را پر کنید، بعد خودتان بخش تشخیص مسئله را بازنویسی کنید. همین سه قدم را میتوانید در نارنگی در یک نشست جلو ببرید.
مطالب مرتبط:
